CRM gratuito: qué parte es gratis de verdad

Busqué «CRM gratuito» y miré quién publica los diez primeros resultados. Siete son fabricantes de CRM ofreciendo el suyo. Los otros tres son listas del tipo «los 16 mejores CRM gratis», y esas listas cobran comisión por cada alta que envían.

No hay ninguno escrito por alguien que no gane dinero con tu decisión. Así que falta el párrafo incómodo, que es este: en un CRM conectado a WhatsApp, el software puede ser gratis. Los mensajes no lo son nunca.

Las dos facturas

Cuando conectas un CRM a WhatsApp hay dos costes distintos, y las comparativas solo hablan del primero.

La suscripción del CRM. Es lo que aparece en la tabla de precios: usuarios, contactos, automatizaciones. Aquí es donde existen los planes gratuitos, y son reales.

El envío de mensajes. Esto lo cobra Meta, no el CRM. Desde el 1 de julio de 2025 se paga por cada plantilla entregada, según su categoría y el país de quien la recibe. Ese coste existe aunque tu CRM sea gratuito: o lo pagas directamente a Meta, o va dentro de la factura de tu proveedor con un margen encima.

Un plan gratuito que promete WhatsApp incluido está hablando de la primera factura. La segunda llega igual.

Lo que sí es gratis, y es bastante

Conviene decirlo, porque casi nadie lo explica bien y hay dinero en juego.

Los mensajes de servicio dentro de una conversación que abrió el cliente no se cobran desde noviembre de 2024. Las plantillas de utilidad tampoco se cobran dentro de esa ventana de 24 horas.

Traducido: si tu cliente te escribe y tú respondes dentro del día, esa conversación no genera coste de mensajería. Lo que se paga es abrir tú la conversación, o volver a abrirla cuando ya pasó la ventana.

De ahí sale una conclusión práctica que ninguna comparativa te va a dar: tu factura de mensajería depende más de tu velocidad de respuesta que del CRM que elijas. Un equipo que contesta el mismo día paga una fracción de lo que paga uno que responde a los dos días con una plantilla nueva.

Dónde aprieta el plan gratuito

Los límites de los planes gratuitos no suelen estar en las funciones. Están en tres sitios que solo notas cuando ya estás dentro.

Los usuarios. Casi todos limitan cuántas personas pueden entrar. Y en muchos equipos hay gente que necesita leer conversaciones sin responderlas. Si esos también cuentan como usuario de pago, el precio real es bastante mayor que el de la portada.

El historial. Algunos planes gratuitos guardan conversaciones durante un tiempo limitado. Es el tipo de límite que no molesta el primer mes y duele el primer año.

La salida. Pide una exportación de prueba antes de comprometerte, no después. El historial de conversaciones es de las cosas que más cuesta recuperar y de las que menos se habla al contratar.

Cuándo un CRM gratuito te alcanza de sobra

Cuando atiende una sola persona.

Si no hay que repartir conversaciones entre agentes ni saber quién respondió qué, gran parte de lo que cobra un CRM no te aporta. Probablemente ni siquiera necesites un CRM: necesitas responder rápido y tener el historial a mano.

El plan gratuito empieza a quedarse corto cuando hay tres o cuatro personas atendiendo a la vez, porque ahí aparecen los problemas que el software sí resuelve: quién coge cada conversación, qué pasa cuando alguien se va de vacaciones, cómo se mide. De esos criterios hablo en qué mirar en un CRM para WhatsApp antes de pagarlo.

Las preguntas que haría antes de dar de alta uno

Pregunta cómo se factura el mensaje, y pídelo por escrito. Hay proveedores que repercuten la tarifa de Meta tal cual, otros que le añaden un margen por mensaje y otros que incluyen un número de mensajes en la cuota. Son tres modelos muy distintos y la diferencia se nota a fin de mes.

Pregunta si el número es tuyo. Hay proveedores donde el número queda registrado a su nombre, y migrarlo después deja de ser un trámite para convertirse en una negociación.

Y mira cuántas de tus conversaciones son la misma pregunta repetida. Si son muchas, tu problema no lo arregla el precio del software: lo arregla que alguien responda antes. Eso es lo que explico en agentes de IA: lo que aprendes cuando los pones a vender.

El resumen

Elige el CRM más simple que cubra tu operación, gratuito si te sirve, y dedica el esfuerzo a responder rápido. La velocidad te ahorra más dinero que la suscripción, porque mantiene las conversaciones dentro del tramo que no se paga.

Publico ejemplos y automatizaciones en @WhatsMarketing_es.

Si quieres que mire tu caso, escríbeme. Trabajo desde Buenos Aires con clientes en Ciudad de México, Argentina, el resto de Latinoamérica y España.